ミーティング効率化のための工夫

コーポレートマネジメントチームのきょうこです。ネクストライブでは、毎週金曜日の朝に「経営企画ミーティング」を行っています。各チームの振返りや課題解決、業績を伸ばすためのミーティングですが、気付けば1時間以上と長くなってしまうこともしばしば…。 そこで、効率化を求めていくつか工夫をしてみました。

事務所の会議室です。ここで日々ミーティングをしています。格好良いでしょう！

議事録を取る

当所は議題や議事録もなかったため、ミーティングで出た話題が他のメンバーに共有されないなどの問題がありました。 まずはホワイトボードに議題を書き出し、議事録を取ることを始めました。全体に可視化・共有されるようになりましたが、議事録作成が少し手間でした。

事前に議題を集める

スプレッドシートにチーム毎の「今週の振返り」と「来週すること」を事前に記載することにしました。シートを使ううちに更にブラッシュアップされ、現在は「今週の振返り」「ミーティングで相談したいこと」だけを記載するフォーマットになりました。 これでかなり見やすくなり、各チームの状況が一目でわかるようになりました。

報告事項は記載のみ、口頭では話さない

報告事項を読み上げるのにそれなりの時間がかかり、結局この時間も不要なのでは…？と意見が出ました。そのため報告事項は各自でミーティングまでに目を通しておくことになりました。

最後に

これらを実践した結果、経営企画ミーティングはより短時間かつ内容を凝縮したものになりました。現在は45分程度ですが、今後も工夫を重ねて30分ぐらいまで短縮していきたいと思います。この工夫は、他のチームのミーティングにも応用していく予定です。 会議は素早く終わらせて、重要な業務に集中しましょう！この工夫が皆様にとって参考になれば嬉しいです。

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